ASBL « Aux Sorbiers »

Introduction

L’ASBL AUX SORBIERS dont le siège social est sis à Route de Barisart, 4900 Spa et inscrite à la BCE sous le n° 0823.885.633 : (ici «l’ASBL AUX SORBIERS», « nous », « notre » ou « nos ») accorde une grande importance à la collecte et au traitement sécurisé, transparent et confidentiel de vos données à caractère personnel. Nous voulons en particulier protéger les données des utilisateurs de notre site internet, de nos résidents, sous-traitants et fournisseurs, notamment, contre les pertes, violations, erreurs, accès non autorisés ou traitements non autorisés.

Par cette politique de confidentialité (la «Politique de Confidentialité»), nous voulons vous informer de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel.

Nous vous demandons de lire attentivement cette Politique de Confidentialité, puisqu’il contient des informations importantes sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et la raison pour laquelle nous le faisons.

En communiquant vos données à caractère personnel, vous déclarez explicitement avoir pris connaissance de cette Politique de Confidentialité et vous acceptez explicitement le contenu.

Champ d’application et Principes généraux

La présente Politique de Confidentialité décrit les mesures prises pour la protection de votre vie privée au sein de l’ASBL, et indique vos droits, la façon dont vous pouvez intervenir à tout moment, ainsi que les contrôles mis en place pour assurer le strict respect de cette politique.

Toutes les données à caractère personnel (à savoir: les données permettant de vous identifier directement ou indirectement) que vous confiez à l’ASBL seront traitées avec le soin nécessaire.

La collecte et le traitement de vos données à caractère personnel se feront conformément aux autorisations que vous avez accordées et conformément à la législation belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, ainsi que le règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016¹ (la «Règlementation relative à la protection des données »).

Dans la présente politique, nous partons du principe que les données ne sont pas transférées en dehors de l’Union Européenne.

Responsable du traitement des données personnelles

ASBL AUX SORBIERS est responsable du traitement de vos données à caractère personnel collectées.

Données à caractère personnel

Selon vos activités et le rapport entretenu avec l’ASBL AUX SORBIERS, vous nous communiquerez les données à caractère personnel suivantes :

• vos données d’identité et vos coordonnées (nom, titre, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, GSM) ;
• Pour certaines obligations légales particulières il est possible que vous deviez nous fournir des données supplémentaires.

Pour pouvoir utiliser certains services proposés via le site Web, vous devez, le cas échéant, nous fournir certaines données personnelles, comme entre autres vos nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, raison sociale, adresse.

Les données personnelles sont collectées et traitées sur la base de formulaires électroniques à remplir.

Les données collectées par l’ASBL AUX SORBIERS via le site Internet sont communiquées volontairement par vos soins. Vous n’êtes aucunement tenu de fournir ces données.

Nous nous permettons de vous vous signaler que vous portez la responsabilité pour toutes les données que vous nous fournissez et nous comptons sur leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour, nous vous demandons de nous en informer immédiatement.

Accès public et anonyme

L’ASBL AUX SORBIERS utilise différents niveaux de sécurisation pour les différents services qu’elle offre. Le niveau le plus faible se compose de services offerts sur base publique et anonyme.

Pour les services offerts sur base publique et anonyme (c’est-à-dire sans procédure d’enregistrement préalable ou sans transfert ultérieur de données), seul un nombre limité de données peuvent être recueillies. Il s’agit de données découlant de l’utilisation de cookies et de la journalisation.

Les cookies sont de petits fichiers d’informations qui sont enregistrés automatiquement sur le disque dur de votre ordinateur quand vous visitez un site, et qui comprennent un numéro d’identification unique. Ces cookies permettent de simplifier l’accès au site ainsi que la navigation, et accroissent la vitesse et l’efficacité d’utilisation de ces derniers. Ils peuvent aussi être utilisés pour individualiser le site selon vos préférences personnelles. Les cookies permettent également d’analyser l’utilisation d’un site pour identifier et supprimer d’éventuels embarras.

La configuration de la plupart des navigateurs vous permet d’accepter ou de refuser des cookies, et de vous signaler à chaque fois quand un cookie est utilisé. Libre à vous de refuser ces cookies, bien que cela puisse nuire à la navigation optimale et à la fonctionnalité des services sur le site.

Pour plus d’information sur l’utilisation des cookies, veuillez consulter la fonction d’aide de votre navigateur, ainsi que notre politique en matière de cookies.

Sécurité et confidentialité

L’ASBL AUX SORBIERS entreprend toutes les démarches nécessaires pour garantir la sécurisation de vos données à caractère personnel. Pour veiller à ce que vos données soient protégées contre notamment l’accès non autorisé, l’utilisation illégitime, la perte ou des modifications non autorisées, les services utilisent différentes techniques et procédures de sécurisation. Tant sur le plan physique qu’électronique et organisationnel, les mesures nécessaires ont été prises pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel.

Ainsi, par exemple, les données à caractère personnel que vous fournissez sont enregistrées sur des serveurs qui ne sont accessibles qu’à du personnel compétent. Ce personnel a été averti de la présente Politique de Confidentialité et de toutes les directives internes applicables qui ont été édictées pour la protection de vos données à caractère personnel. Ils sont obligés de respecter la confidentialité de vos données à caractère personnel.

En aucun cas, l’ASBL AUX SORBIERS ne pourra être tenu responsable pour d’éventuels dommages directs ou indirects provoqués par une utilisation erronée ou illicite des données à caractère personnel par un tiers.

Légalité et transparence

Pour chaque service organisé par l’ASBL AUX SORBIERS, les informations suivantes seront clairement reprises dans la Politique de Confidentialité complémentaire de ce service:

• les données à caractère personnel qui seront traitées
• les finalités du traitement
• le responsable du traitement
• si les données peuvent être ou non transférées à des tiers, et si oui, à quels tiers
• le délai de conservation des données
• la source des données à caractère personnel éventuelles qui ne sont pas communiquées par vous-même, mais qui sont extraites de sources autorisées
• les informations de contact pour l’exercice de votre droit d’accès et de correction, comme décrit ci-dessous.

Quand les données à caractère personnel ne sont pas communiquées par vous-même et que l’ASBL AUX SORBIERS n’agit qu’en tant qu’organisation intermédiaire, cette communication peut être omise à condition que l’ASBL AUX SORBIERS ait reçu par ou en vertu d’une loi la mission formelle de collecter et de coder des données à caractère personnel, et qu’elle soit ainsi soumise à des mesures spécifiques fixées par ou en vertu de la loi protégeant votre vie privée.

La norme juridique éventuelle sur la base de laquelle le traitement des données pour le service est autorisé sera aussi communiquée explicitement dans la Politique de Confidentialité de chaque service spécifique.

Sauf indication explicite contraire, l’ASBL AUX SORBIERS est la responsable du traitement. Les informations de contact en cas de questions ou de remarques pourront être aussi enregistrées.

Finalités du traitement et la base juridique

Données collectées via le site Web

Lorsque vous indiquez dans le formulaire de demande d’informations sur notre site Web vos informations de contact (comme l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone), celles-ci ne seront traitées par l’ASBL AUX SORBIERS qu’afin d’assurer le bon fonctionnement du suivi de votre demande, c’est-à-dire :

• Pour vous contacter le cas échéant pour des données supplémentaires nécessaires afin de faire les suivis de votre demande ; ou
• Pour vous fournir toutes les informations utiles et pertinentes concernant votre demande ;
• Éventuellement pour signaler des modifications à la Politique de Confidentialité ou aux règlements à l’usage des utilisateurs qui s’appliquent, afin de vous tenir au courant de vos droits et obligations.

Ces informations de contact ne seront en aucun cas utilisées à des fins publicitaires ou transférées à des tiers.

Il va de soi que ces données seront traitées de manière confidentielle, conformément aux dispositions de la Règlementation sur la protection des données.

Si vous contactez l’ASBL AUX SORBIERS par e-mail pour obtenir des renseignements ou demander des informations, l’ASBL AUX SORBIERS obtient automatiquement certaines données à caractère personnel. Ces données seront utilisées pour répondre à votre message. Elles peuvent aussi être enregistrées dans une base de données d’utilisateurs, à laquelle s’appliquent les dispositions de la Règlementation sur la protection des données. Vous avez le droit de consulter vos données, de les modifier ou de les faire supprimer (pour plus d’information, nous vous renvoyons à l’article 11 de la présente Politique de Confidentialité).

Données de nos clients

Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous collectons et traitons les données d’identité et les coordonnées de nos clients, des commettants, de leur personnel, collaborateurs, préposés et toute autre personne de contact utile.

Les finalités de ces traitements sont :

• L’exécution des accords avec nos clients,
• La gestion des clients ;
• La comptabilité et ;
• Les activités de prospection directe, tel que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales.

Les bases juridiques sont :

• L’exécution d’un contrat ;
• Le respect d’obligations légales et réglementaires ; et/ou
• Notre intérêt légitime.

Données de nos fournisseurs et sous-traitants

Nous collectons et traitons les données d’identité et les coordonnées de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de leurs éventuels (sub)sous-traitant(s), de leur personnel, collaborateurs, préposés et toute autre personne de contact utile.

Les finalités de ces traitements sont :

• L’exécution des accords avec nos fournisseurs et sous-traitants,
• La gestion des fournisseurs/sous-traitants,
• La comptabilité et
• Les activités de prospection directe, tel que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales.

Les bases juridiques sont :

• L’exécution du contrat,
• Le respect d’obligations légales et réglementaires (tel que l’enregistrement électronique obligatoire de présence, la liste de présence ou d’autres obligations lors de marchés publics, etc.) et/ou
• Notre intérêt légitime (tel que pour la prospection directe).

Pour l’enregistrement électronique de présence, le cas échéant, les données E-ID ou le numéro Limosa seront traitées. Pour les activités de prospection directe par courriel (tels que les bulletins d’information ou les invitations pour des évènements), l’autorisation sera toujours demandée, et pourra à tout moment être retirée.

Données de nos travailleurs

Nous traitons les données à caractère personnel de nos travailleurs dans le cadre de notre gestion du personnel et de la gestion des salaires. Eu égard sa nature spécifique, ce traitement est traité de façon spécifique dans une Politique de protection des données pour les travailleurs.

Autres données

En plus des données des clients, fournisseurs/sous-traitants et du personnel, nous traitons également les données à caractère personnel d’autres personnes, telles que les nouveaux clients/prospectes, contacts utiles au sein de notre secteur, contacts de networking, contacts d’experts, etc.

Les finalités de ces traitements sont dans l’intérêt de nos activités, la prospection directe et les relations publiques. La base juridique est notre intérêt légitime ou dans certains cas, l’exécution d’un contrat.

Proportionnalité

L’ASBL AUX SORBIERS veille à ce que les données à caractère personnel collectées soient adéquates, pertinentes et non excessives, compte tenu de la finalité du traitement.

Durée du traitement

Les données à caractère personnel sont conservées et traitées par nous pour une période nécessaire en fonction des finalités du traitement et de la relation (contractuelle ou non) entre nous.

Les données des clients et des fournisseurs ou sous-traitants seront, dans tous les cas, retirées de nos systèmes après un délai de 7 ans après la résiliation du contrat, ou après la fin du projet, sauf en ce qui concerne les données à caractère personnel que nous sommes tenus de garder pendant plus longtemps sur la base d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données à caractère personnel sont nécessaires.

Droits

Conformément à la Règlementation relative à la protection des données, nous vous informons que vous bénéficiez des droits suivants :

• Droit d’accès : vous avez le droit de prendre connaissance gratuitement des données que nous détenons sur vous et de vérifier à quelles fins elles sont utilisées.

• Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir une rectification (correction) des données à caractère personnel erronées vous concernant, ainsi que le droit de compléter des données à caractère personnel incomplètes.

• Droit à l’oubli ou à la limitation des données : vous avez le droit de nous demander d’effacer les données à caractère personnel vous concernant ainsi que de limiter le traitement de ces données dans les circonstances et sous les conditions stipulées dans le règlement général de la protection des données. Nous pouvons refuser l’effacement ou la limitation des données nécessaires à nous pour le traitement des salaires, l’exécution d’une obligation légale, la réalisation du contrat de travail ou notre intérêt légitime, pour autant que ces données soient nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

• Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fourni, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.

• Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons sérieuses et légitimes. Vous ne pouvez toutefois pas vous opposer contre le traitement des données nécessaires à nous pour l’exécution d’une obligation légale, la réalisation du contrat de travail ou notre intérêt légitime, pour autant que ces données soient nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

• Droit de retrait du consentement : Si le traitement des données à caractère personnel est basé sur le consentement préalable, vous disposez du droit de retirer ce consentement. Ces données à caractère personnel seront alors traitées uniquement si nous disposons d’une autre base juridique.

• Décisions automatiques et profilage : nous confirmons que le traitement des données à caractère personnel ne comprend pas de profilage et que vous ne serez pas sujet à des décisions entièrement automatisées.

Vous pourrez exercer les droits précités en vous adressant par pli simple ou par e-mail à :

L’ASBL Aux Sorbiers
Personne de contact : Madame Sophie Maréchal
Route de Barisart, 215-217
B-4900 SPA
Tel : +3287/29.24.29 (du lundi au vendredi de 9h00 à 13h00)
Fax : +3287/77.07.39
inforgpd@auxsorbiers.be

Nous mettons tout en œuvre pour assurer un traitement méticuleux et légitime des données à caractère personnel vous concernant, conformément à la Règlementation relative à la protection des données. Si vous estimez toutefois que vos droits n’ont pas été respectés et que vous estimez que vos inquiétudes ne sont pas écoutées au sein de notre entreprise, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de:

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
B-1000 Bruxelles
Tel. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
commission@privacycommission.be

Vous pouvez aussi avoir recours à la voie judiciaire, si vous estimez que vous subissez un préjudice causé par le traitement de vos données à caractère personnel.

Responsabilité de l’utilisateur

Bien que l’ASBL AUX SORBIERS fasse tous les efforts possibles pour protéger votre vie privée, une protection effective n’est naturellement possible que si vous prenez aussi vous-même les mesures nécessaires pour préserver votre vie privée.

Vous êtes dès lors tenu de:

• fournir des informations complètes, précises, véridiques et non-mensongères ;
• transmettre des informations de contact valables et utilisables afin que vous puissiez être contacté dans un délai raisonnable et de façon raisonnablement confidentielle.

Transfert des données à des tiers

Vos données à caractère personnel ne seront jamais mises à la disposition de tiers sauf lorsqu’un tel transfert est imposé par les nécessités de l’exécution d’un contrat, par ou en vertu d’une loi, d’un décret ou d’une ordonnance.

Vos données à caractère personnel ne seront jamais traitées par une institution ou une entreprise établie en dehors de l’Union européenne.

Adaptations à la Politique de Confidentialité

Des adaptations futures de la présente Politique de Confidentialité ne sont pas à exclure. Nous vous demandons dès lors de relire de temps en temps la Politique de Confidentialité pour rester au courant de ces adaptations. Après chaque adaptation, la date à laquelle le présent document aura été mis à jour pour la dernière fois sera aussi modifiée. Il va de soi que toutes les nouvelles versions de la Politique de Confidentialité seront toujours conformes à la Règlementation précitée relative à la protection des données.

Si la Politique de Confidentialité est adaptée de manière non-triviale, vous en serez averti(e) dans la mesure du possible. Pour ce faire, on pourra utiliser notamment une communication sur le site web de l’ASBL AUX SORBIERS et les informations de contact que vous aurez éventuellement communiquées.

1 Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.